A terceirização é mais do que uma mudança de mindset, que requer cuidados com a estruturação e o planejamento de transição. Entretanto, no processo de passagem entre prestadores de serviços é preciso observar alguns aspectos para evitar problemas futuros.
Até a efetivação da troca, são realizados estudos, avaliações, análises e outros procedimentos para levantar de forma clara todas as informações sobre a nova operação e entender o que a prestadora precisa fazer para responder às expectativas e necessidades. As primeiras etapas da transição são fundamentais para o sucesso do projeto e, para isso, é importante fazer uma avaliação e um planejamento antes de iniciar a transição, além de criar um escopo bem definido do trabalho com as atividades a serem realizadas por essa nova equipe.
Com o intuito de contribuir para que seja feita a troca entre prestadoras da forma mais tranquila e transparente possível, foram elencados alguns fatores que devem ser observados pela empresa contratante.
Gerar confiança
Sabe-se que além das questões processuais e burocráticas, existem aspectos pouco discutidos, como a ligação com a prestadora anterior, a fidelidade e o costume com o antigo formato de trabalho. Para amenizar esses fatores, a nova prestadora deve ser transparente com relação à elaboração do escopo e integrar o cliente em todas as etapas do processo.
Essas ações visam a geração de confiança com a nova terceirizada, além de serem os primeiros passos para o estabelecimento de um relacionamento que está apenas no início. Logo, o contratado deve designar um ou dois interlocutores para deixar o cliente a par do status da transição, evitando possíveis falhas na comunicação
Processo de implantação da nova prestadora
Após um estudo do modelo operacional vigente e o levantamento de todos os aprimoramentos que devem ser efetuados, a terceirizada irá elaborar um projeto técnico (proposta) para apresentar ao cliente. Neste documento devem estar contempladas as ações emergenciais, o que será preciso para a nova implantação, equipe técnica necessária, custos e o prazo estabelecido para a conclusão da transição.
Depois da apresentação do projeto, é o momento do alinhamento técnico para verificar junto ao cliente se o que foi determinado está em conformidade com as suas expectativas. Caso tudo esteja dentro do esperado pelo contratante, a transição tem início com outros processos que envolvem o trabalho em conjunto de diversas áreas da empresa terceirizada:
- RH e Engenharia – definição do perfil que atenda aos requisitos do escopo e as especificidades de cada função;
- Treinamento e Qualificação – mesmo com uma equipe de profissionais especializados, é preciso realizar uma capacitação para garantir o alinhamento técnico operacional;
- Segurança e Saúde Operacional – esta área deve assegurar a integridade do capital humano por meio de orientações adequadas, processos estruturados, procedimentos operacionais padronizados e monitoramento constante;
- Qualidade – a estruturação dos processos e a padronização visam uma transição efetiva e a gestão da documentação operacional e legal;
- Equipe operacional – elaboração de um cronograma com as etapas e os prazos para cumprimento, bem como o alinhamento de uma matriz com boa comunicação.
O tempo de duração total da transição é previamente determinado e incluído no escopo, considerando todas as fases, desde a assinatura da proposta até a execução de todas as atividades por parte da equipe instalada. Ao final, devem ser observadas formas de como otimizar os processos para garantir entregas de excelência.
Desmitifique a ideia de que existe tempo de inércia entre os contratos
As empresas possuem estratégias para atuar nesta troca, através de um planejamento detalhado de todos os pontos de atenção para evitar qualquer perda de eficiência e danos à empresa.
Os profissionais são treinados e capacitados para a realização desta troca de forma rápida e, ao mesmo tempo, tranquila, garantindo a continuidade dos serviços prestados através da manutenção da rotina, enquanto melhorarias são planejadas e implementadas.
Treinamentos e adequações da nova equipe
Outra dúvida durante o processo de transição é sobre a necessidade de treinamento da nova equipe para a especificidade de cada serviço. Isso também é planejado com antecedência para que a equipe inicie o trabalho tendo em mãos todos os protocolos necessários, além de toda capacitação necessária para o exercício da função.
Lembrando que os profissionais contratados fizeram parte de um processo seletivo que buscou avaliar a área de atuação e o nível de tecnicidade de cada um. Os treinamentos e capacitações são concedidos para alinhamento das atividades realizadas mediante as especificações do SLA acordado e escopo previamente aprovado pelo cliente.
Sinceridade e transparência
A contratante deve checar com frequência as documentações técnicas e legais para verificar a regularidade de todos os procedimentos. O parceiro terceirizado pode disponibilizar tais documentos por vias físicas ou digitais, desde que atue com transparência com seu cliente, para que haja uma transição eficiente. O compartilhamento de informações faz parte da base de uma relação sustentável e duradoura.
A contratante também deve deixar claras suas expectativas e construir junto à terceirizada, um plano com datas previamente estabelecidas, metas atingíveis e análise recorrente dos resultados.
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