Confira um checklist para a gestão de terceirizados

Um dos maiores desafios para as empresas que pretendem terceirizar os serviços de facilities diz respeito à gestão e ao monitoramento de atividades e equipes. Existem várias dúvidas em relação a como integrar os funcionários terceirizados com o restante da equipe, além das expectativas com relação ao desempenho e à dedicação.  

Para garantir a sinergia e a performance é importante fazer um checklist antes de escolher o parceiro, pois esse planejamento auxiliará os gestores a entenderem qual o grau de maturidade da empresa e como a empresa terceirizada pode auxiliar nesse amadurecimento. Além disso com um checklist em mãos fica mais fácil na hora de escolher a empresa que prestará esse serviço  

1. Quais são as áreas a serem terceirizadas?  

É possível contar com uma empresa de soluções integradas que pode auxiliar em diversos serviços, como controle de pragas, higienização hospitalar, engenharia da manutenção, gestão de resíduos, limpeza, limpeza em alturas, recepção, serviços volantes, controle de insetos, operação de sistemas de automação predial, manutenção - Refrigeração e Ar condicionado, etc.   
Para atender todas as demandas de serviços terceirizados o Grupo Brasanitas dispõe de uma equipe especializada e certificada para atender todos os clientes com qualidade e eficiência, saiba mais aqui. 

2. Após a definição das áreas, quais as expectativas em relação às habilidades e capacidades do parceiro para a gestão dessas áreas?   

Pode ser que, quando essa gestão era interna, o tempo gasto na limpeza era grande e isso atrapalhava a disponibilidade dos ambientes. Nesse caso, esse pode ser um indicador de que você deve compartilhar com o parceiro – otimizar as limpezas, diminuindo a duração e o tempo de indisponibilidade de cada ambiente.  

3. O que eu sei sobre essa empresa?  

Nesse caso é importante verificar se a empresa se comunica de forma eficaz, se tem referências. Essas informações darão garantia de que é uma empresa idônea e reconhecida no mercado.  

É importante nesse momento de pesquisa pedir todas as informações que precisar para sanar dúvidas e inseguranças. A qualidade da entrega é o fator principal, pois a opção financeiramente melhor não é necessariamente a melhor.  

4. Qual a dedicação?  

É importante ter bem desenhado o escopo do trabalho para acompanhar mais facilmente se todas as tarefas estão sendo cumpridas, pois um trabalho bem realizado é reflexo direto da dedicação do parceiro.  

Caso precise, solicite auditorias ou visitas periódicas durante o início da parceria para que essa relação seja mais próxima e você consiga entender como é o trabalho e o monitoramento realizado pelo parceiro.   

5. Como é a comunicação?  

Essa é uma das responsabilidades do gestor, afinal é preciso uma comunicação alinhada entre a empresa e o parceiro para que o colaborador terceirizado sinta-se parte da equipe e entenda seu papel e sua função para o crescimento do cliente.  

Sendo assim, pergunte sobre as ferramentas de comunicação que o parceiro usa, quais tipos de comunicação são feitas e com qual frequência. Entenda o processo de onboarding realizado e como se deu a escolha da equipe que atenderá  sua empresa.  

Além dos recados e das boas práticas, verifique se o parceiro realiza treinamentos periódicos, afinal esse pode ser um diferencial da empresa que, concomitantemente, se torna um diferencial de sua própria empresa. As metodologias de trabalho e gestão e a tecnologia usadas pelo parceiro terceirizado pode auxiliar a sua empresa a otimizar processos internos e assim focar no seu core business.  

Em resumo, todo gestor precisa ter em mente alguns itens que irão guiá-lo na terceirização:  

• Você está seguro sobre a tarefa ou o projeto a ser terceirizado?  

• Você tem um esboço, manual ou, no mínimo, instruções claras sobre a(s) tarefa(s) ou o projeto a ser terceirizado?  

• Qual a descrição da tarefa ou do projeto?  

• Qual o desempenho esperado?  

• Qual o custo ou o orçamento para isso?  

• Qual o prazo ou a data de vencimento do projeto? Qual o tempo esperado para essa parceria?  

• Quais as habilidades requeridas?  

• Quais os recursos necessários?  

• Quem irá gerenciar a empresa terceirizada?  

• Quais os diferenciais e as dúvidas sobre as empresas parceiras orçadas?  

• Estão claras para todos as vantagens da terceirização?  

Esse item é bem importante para que todos entendam quais os ganhos em se contar com uma empresa parceira, pois eles vão além dos custos e das facilidades legais, pois é possível, por meio do parceiro, ter funcionários especialistas e constantemente capacitados, ter otimização de tempo, mais performance, mais tecnologia, gerenciamento por meio de dados e indicadores, ou seja, mais controle e visão estratégica.  

O Grupo Brasanitas tem 60 anos de experiência em facilities services, com divisões que permitem uma entrega multisserviços qualificada e especializada. Os clientes podem contar com uma estrutura robusta e preparada para oferecer o integrated facility management (IFM) para diversos segmentos, em conformidade com as principais normas e regularizações do mercado.   

Podemos auxiliar com soluções de higiene e limpeza, qualidade de água e ar, coleta de resíduos, controle de pragas, manutenção de áreas verdes, manutenção predial, além de serviços gerais e de apoio, como recepcionista, controle de acesso, e outros.   

Estamos presentes em mais de 18 unidades federativas. Fale agora com um especialista e veja o que podemos fazer por você.